Politique de confidentialité
La marque Wecare@work et ses services Alex et ALLO Alex sont désignés ci-après par KEPLER HR.
La présente politique a pour objectif de vous informer de la manière dont KEPLER HR est amené à traiter vos données personnelles dans le cadre de l’application Règlement (UE) 2016/679 relatif à la Protection des données personnelle, ainsi que dans le cadre de la loi n°78-17 Informatique et Libertés.
Cette politique de protection des données concerne tous nos sites web : wecareatwork.com / alex.wecareatwork.com et alloalex.com et tous les traitements que nous sommes amenés à mettre en œuvre dans nos activités et dont nous sommes identifiés comme responsables, ainsi que pour celles pour lesquelles nous sommes considérés comme sous-traitants au sens de l’article 28 du RGPD
KEPLER HR a pour principale mission d’accompagner les personnes et les organisations à mieux concilier maladie et travail. À cet égard, la Protection des données et de la vie privée fait partie intégrante des valeurs défendues par KEPLER HR, c’est pourquoi KEPLER HR est engagé depuis ses débuts à respecter le Règlement Général sur la Protection des Données.
Qu’est-ce qu’une donnée personnelle ?
Une donnée personnelle est une information relative à une personne physique qui permettra de l'identifier directement ou indirectement par regroupement d'informations.
Dans le cadre de l'utilisation de nos services KEPLER HR est amené à traiter des données personnelles concernant ces prospects clients ainsi que les collaborateurs des abonnés de la plate-forme ALEX. KEPLER HR, Colle colle me données dans le respect de votre vie privée en adéquation avec le principe de minimisation qui consiste à ne traiter que les données strictement nécessaires à une finalité dans le cadre du RGPD
Les finalités de traitements réalisés par KEPLER HR en tant que Responsable de traitement :
Dans le cadre de ses activités en tant que Responsable de traitement, WeCare@Work peut être amené à traiter vos données pour les finalités suivantes :
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La gestion de la relation avec nos clients et prospects
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La gestion des demandes d’information et de démonstration sur nos divers formulaires
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Les inscriptions à notre newsletter (sur le site wecareatwork.com)
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la gestion du service solidaire alloalex.com
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Le suivi du parcours utilisateur pour l’amélioration de nos services
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La gestion de nos formations et de nos modules d’e-learning
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La gestion de la facturation de nos services
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La réalisation d’études d’impacts sur les effets de l’utilisation d’ALEX pour le maintien dans l’emploi pour les personnes atteintes de cancers.
Les finalités de traitements réalisés par KEPLER HR en tant que sous-traitant :
Dans le cadre de la mise en place de ses services, KEPLER HR intervient en tant que sous-traitant au sens de l’article 28 du Règlement Général sur la Protection des Données pour le compte des entreprises abonnés à ses services, en tant que Responsables de traitements . À ce titre les données traitées par KEPLER HR interviennent dans le cadre du contrat de sous-traitance signé entre KEPLER HR et les abonnés de la solution Responsable de traitements.
En tant que sous-traitant nous sommes amenés à traiter vos données pour les finalités suivantes :
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La gestion des comptes utilisateurs, dans le cadre de la souscription à ALEX
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La maintenance et le traitement des demandes d’assistance sur ALEX
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La gestion de l’hébergement et des sauvegardes de la base de données d’ALEX
Quelles sont nos bases légales de traitements ?
Pour les traitements réalisés par KEPLER HR en tant que Responsable de traitements, ces derniers peuvent reposer sur les fondements légaux suivant : l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie, votre consentement, le respect d’une obligation légale, ainsi que dans le cadre de l’intérêt légitime de KEPLER HR en tant que Responsable de traitement.
Finalités et fondement juridique :
Dans le cadre de la gestion de nos relations précontractuelles et contractuelles
Le consentement de la personne concernée pouvant être retiré à tout moment.
Le consentement de la personne concernée pouvant être retiré à tout moment.
Le consentement de la personne concernée pouvant être retiré à tout moment.
L’intérêt légitime de KEPLER HR .c
Contrat ou obligation légale.
Dans le cadre de la gestion de nos relations précontractuelles et contractuelles.
L’intérêt légitime de KEPLER HR.
Quelle est la localisation de vos données ?
Dans le respect des dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données, vos informations personnelles sont traitées sur le territoire de l’Union Européenne ou au sein de pays faisant l’objet d’une décision d’adéquation. Nous portons une attention toute particulière dans la sélection de nos sous-traitants, afin de nous assurer que ces derniers se conforment aux exigences du RGPD.
Quels sont les destinataires de vos données ?
Vos données sont destinées aux services internes de KEPLER HR, ainsi que ses partenaires et sous-traitants nécessaires à la fourniture de nos services. Certaines données, anonymisées, peuvent également être partagées, soit avec le commanditaire de votre accès à ALEX (par exemple votre employeur si c’est celui-ci qui vous donne accès au service).
Lorsque KEPLER HR a recours à des sous-traitants, nous contrôlons préalablement que ces derniers présentent des garanties suffisantes en termes de sécurité et de conformité. Les responsabilités avec ces derniers sont encadrés au sein d’un contrat entre responsable de traitement et sous-traitant
Finalités et durée de conservation
3 ans
3 ans
Jusqu’au retrait de votre consentement
Pas de conservation
13 mois
3 ans
10 ans
1 an
Prospection et publicité ciblée
Dès lors que vous avez accepté de recevoir des offres commerciales de la part de KEPLER HR, vous pouvez, à tout moment, revenir sur votre choix en cliquant sur le lien de désinscription en bas de nos mails ou en nous contactant au mail suivant : rgpd@wecareatwork.com
Comment KEPLER HR sécurise vos données ?
KEPLER HR met en place des mesures de sécurité en fonction de l’état de l’art pour assurer la Confidentialité, la Disponibilité et l'Intégrité de vos données. Pour se faire, KEPLER HR se veut rigoureux dans le choix de ses sous-traitants en ayant recours à des hébergeurs certifiés ISO 27001 et HDS pour ses solutions.
KEPLER HR met notamment en place les mesures de sécurité suivantes :
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La sensibilisation des équipes à la cybersécurité
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Le recours à de l’authentification forte et une politique de mots de passe forte
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La gestion des accès logique selon le principe de moindres privilèges
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L’utilisation de protocole de chiffrement pour les données en transit et au repos
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La gestion des sauvegardes et de la continuité d’activité
Quels sont vos droits et comment les exercer ?
Vous pouvez obtenir de la KEPLER HR la confirmation que vos données sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu'elles le sont, l'accès à l’ensemble des données et informations détenu par la KEPLER HR.
Vous pouvez obtenir de la KEPLER HR, dans les meilleurs délais, la rectification des données vous concernant qui seraient inexactes ou erronées. Vous pouvez également demander que vos données soient complétées, le cas échéant.
Sauf exceptions légales, vous pouvez demander à KEPLER HR, l’effacement de vos données, si par exemple, vous estimez que le traitement de vos données n’est plus nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
Vous avez la possibilité de récupérer une partie de vos données dans un format ouvert et lisible par une machine ou de demander à la KEPLER HR de les transmettre à un autre organisme. Seules sont concernées par ce droit, les données que vous avez fournies activement et consciemment à la KEPLER HR (par exemple, les données que vous avez renseignées dans un formulaire en ligne) ou les données générées lors de l’utilisation d’un service ou d’un dispositif dans le cadre de la conclusion ou de la gestion de votre contrat, et qui sont traitées de manière automatisée, sur la base du consentement ou de l’exécution d’un contrat.
Vous pouvez vous opposer à ce que vos données soient utilisées pour un objectif précis, sous réserve d’exposer les raisons tenant à votre situation particulière. En revanche, en cas de prospection commerciale, vous pouvez vous opposer sans motif et à tout moment (cf. ci-après droit de retrait du consentement).
Dans le cas où vous contestez l’exactitude des données utilisées par le responsable de traitement ou que vous vous opposez à ce que vos données soient traitées, le responsable de traitement peut procéder à une vérification ou à un examen de votre demande pendant un certain délai. Pendant ce délai, vous avez la possibilité de lui demander de ne plus utiliser vos données ; il devra en revanche les conserver. A l’inverse, si le responsable de traitement envisage d’effacer vos données vous pouvez lui demander, en vertu de ce droit, de les conserver les données pour exercer un droit en justice, par exemple.
Vous avez le droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques la concernant ou l'affectant de manière significative de façon similaire.
Lorsque le traitement de vos données personnelles est fondé sur votre consentement (envoi de nos offres commerciales électroniques, par exemple), vous avez la possibilité de retirer, à tout moment, votre consentement.
Vous avez la possibilité de définir des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données après votre décès. Ces directives définissent la manière dont vous souhaitez que soient exercés, après votre décès, vos droits sur vos données. Vous pourrez, à tout moment, modifier ou révoquer vos directives.
Comment exercer vos droits ?
Pour exercer l’un de vos droits, vous pouvez adresser votre demande à l’adresse email suivante : rgpd@wecareatwork.com
Toute demande doit préciser, en objet, le motif de la demande (droit d’accès, d’opposition, etc.) et être accompagnée de tout élément permettant de justifier de votre identité.
KEPLER HR vous adressera sa réponse dans un délai maximum d’un (1) mois, à compter de la date de réception de votre demande. Ce délai peut toutefois être prolongé de deux (2) mois en raison de la complexité et du nombre de demandes.
Si vous estimez, après avoir nous avoir contacté que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation auprès de la CNIL, directement sur le Site de la CNIL ou par voie postale à : CNIL - 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07